Sie sind hier:

Sektions- und Verwaltungsassistenz - Wattenmeerstation List auf Sylt - befristet

Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg und Schleswig-Holstein getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.
Für den Standort List auf Sylt (Wattenmeerstation) suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n

Sektions- und Verwaltungsassistenz
(in Vollzeit)

Aufgaben:

Für die Sektion „Ökologie der Küsten“:

  • Erfassung und Prüfung von Daten für verschiedene Berichtsformate sowie Anfertigung von Protokollen, Texten und Präsentationen auf Deutsch und Englisch
  • Betreuung insbesondere ausländischer Gäste und Mitarbeiter/innen der Sektion, Organisation und Begleitung von nationalen und internationalen Veranstaltungen
  • Pflege der Internetseiten der Sektion, Eingaben in Literaturdatenbanken, Bearbeitung von Anfragen und Geschäftskorrespondenz, Übersetzungs- und Korrekturarbeiten
  • Terminkoordination und -überwachung für die Sektion

Für die Verwaltung des Standortmanagement Sylt:

  • Verwaltung der Gästezimmer (Vergabe, Buchung, Fakturierung)
  • Betreuung der Standortbibliothek, Veranstaltungsmanagement im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und bei Gastveranstaltungen
  • Pflege der Intranet-Seiten des Standortmanagement
  • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten mit Schwerpunkt „Personal“ sowie Raum- und Anlagenverwaltung und Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit (Dokumentation und Terminmanagement), Übersetzungsarbeiten

Voraussetzungen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/in oder Europasekretär/in bzw. vergleichbare Qualifikation
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (mind. B2-Level), idealerweise Erfahrungen mit Übersetzungsarbeiten
    Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen
  • Kenntnisse in einer Hotelsoftware bzw. HS/3, in TYPO 3 und/oder SAP sind von Vorteil
  • Freundliches und kundenorientiertes Auftreten
  • Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten

Wir bieten ein multidisziplinäres internationales und spannendes Arbeitsumfeld mit flexibler Arbeitszeit, modernstem Forschungsequipment und einer erstklassigen Infrastruktur.

Allgemeine Hinweise

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Entfristung. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis zu
Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist List auf Sylt.

Kennzeichen / Kennwort

124/G/Verw-tt

Bewerbungsschluss

22.09.2018

Kontakt

Weitere Informationen erhalten Sie bei Prof. Dr. Karen Helen Wiltshire (04651/956-4112, Karen.Wiltshire@awi.de) oder Dr. Kerstin Mölter (0465/956-4308, Kerstin.Moelter@awi.de).

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse und Tätigkeitsnachweise) unter Angabe der Kennziffer per E-Mail (alle Unterlagen in einer PDF-Datei kombiniert) an: personal@awi.de.

Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung
Postfach 12 01 61
27515 Bremerhaven