Sie sind hier:

Verwaltungsangestellte/r im International Graduate Center (IGC)

Hochschule Bremen

Im International Graduate Center (IGC) der Hochschule Bremen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines

Verwaltungsangestellten
Entgeltgruppe 6 TV-L

mit der vollen Arbeitszeit (39,2 Stunden wöchentlich) unbefristet zu besetzen.

Das International Graduate Center (IGC) ist die zentrale Graduiertenschule für Master und postgraduale Weiterbildung der Hochschule Bremen. International ausgerichtete und praxisnahe Studiengänge bereiten optimal auf Führungsaufgaben und somit auf eine erfolgreiche Karriereentwicklung im lebenslangen Lernprozess vor.

Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber soll im Office-Management für berufsbegleitende Masterstudiengänge und im Zentralen IGC Office tätig sein. Zu dem Aufgabenbereich gehören neben der administrativen und organisatorischen Unterstützung im Lehrablauf, der selbständigen Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Officeaufgaben sowie der Büroorganisation folgende Tätigkeiten:

  • Koordination des reibungslosen Ablaufs der Lehrveranstaltungen
  • Betreuung der Studierenden und Lehrenden
  • Koordination des Lehrmaterials
  • Unterstützung in der Notenverwaltung und bei der Organisation von Prüfungen
  • Einsatzplanung und Betreuung studentischer Hilfskräfte
  • Unterstützung im Rechnungswesen
  • Vertragsausstellung für Lehrende und Modulteilnehmende
  • Pflege der Datenbank (CRM), - Pflege des Lernportfolios AULIS
  • Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen der Studiengänge
  • Allgemeine Verwaltungsarbeiten im Office
  • Unterstützung bei der Steuerung des Gebäudemanagements
  • Materialbestellung und –verwaltung
  • Post-/Waren- und Materialannahme
  • Raumplanung und -buchungen
  • Raumvorbereitung für interne und externe Besprechungen (Technik, Catering etc.)
  • Unterstützung bei der Planung und Mitwirkung bei zentralen Events

Sie müssen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Sekretariat oder der Verwaltung sowie mehrjährige und einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Bürobereich verfügen, idealerweise im Hochschul- oder Bildungsbereich. Ebenso ist fundierte Erfahrung im Veranstaltungsmanagement erwünscht.

Der Aufgabenbereich erfordert ein hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität, Teamfähigkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein. Eine hohe Kundenorientierung sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten sind zwingende Voraussetzung für die Übernahme der zu besetzenden Funktion.

Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Ebenso werden sehr gute Kenntnisse im Umgang mit PC- und MS-Office-Software vorausgesetzt. Zudem sind Erfahrungen und Kenntnisse im Umgang mit CRM- oder CMS-Systemen erwünscht.

Es ist eine regelmäßige Betreuung der Lehrveranstaltungen an zwei Freitagabenden und zwei Samstagen im Monat während der Vorlesungszeit erforderlich. Die Bereitschaft und Möglichkeit zum zeitlich flexiblen Arbeiten ist daher eine Grundvoraussetzung.

Allgemeine Hinweise

Schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Personen mit Migrationshintergrund sind erwünscht.

Bitte reichen Sie uns nur Kopien von Ihren Bewerbungsunterlagen ein (keine Mappen), da diese aus Kostengründen nicht zurückgesendet werden können. Sofern Ihnen eine schriftliche Ablehnung zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der Frist gemäß §15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Kennzeichen / Kennwort

IGC-Office - extern

Bewerbungsschluss

18.12.2018

Kontakt

Bitte schicken Sie Ihre vollständige Bewerbung schriftlich oder elektronisch (in einem pdf-Dokument) unter Angabe der Kennziffer an:
hochschule_bremen

Hochschule Bremen
Personalabteilung, Frau Meier
Neustadtswall 30
28199 Bremen
susan.meier@hs-bremen.de